8 Procedimentos para a Empresa não ser Notificada com a chegada do eSocial
12 NOVEMBRO, 2018

Com a chegada do eSocial muitas rotinas serão alteradas e, para que tudo ocorra bem nas transmissões dos eventos, listamos todas elas e destacamos só o que você precisa saber.
 
Já se perguntou como dará conta de todas as mudanças trazidas pelo eSocial. Essa é uma angústia comum entre os profissionais responsáveis pelas transmissões dos eventos à plataforma do governo. O que não sabemos é que as mudanças vão além das que já conhecíamos.
 
Relacionamos 8 procedimentos, os mais frequentes, que todo o gestor deverá observar para que a empresa não seja notificada por descumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias:
 
1. Folha de Pagamento:  Não pode ser mais fechada na própria competência, isto é, a folha só poderá ser fechada a partir do 1º dia do mês seguinte. Se a Receita Federal identificar fechamento dentro do próprio mês a empresa será autuada pelo descumprimento do regime de competência.
 
2. Admissão de Empregado: O comunicado para o eSocial deve ser no dia anterior a data do início laboral, bem como o exame médico admissional, deve ser anterior a data informada ao eSocial, não haverá mais possibilidade de fazer admissão retroativa.
 
Portanto o cadastro deve ser feito UM DIA ANTES do início efetivo das atividades do funcionário, sendo necessário ter toda a documentação descrita abaixo no dia do cadastro, pois a transmissão das informações cadastrais deve ser feita UM DIA ANTES de o funcionário iniciar, se caso faltar algum dado, a admissão não será efetivada.
 
Os documentos e informações exigidos no processo de admissão e que a partir de agora, devem ser usados como regra:
 
a) CPF;
b) Carteira de Identidade;
c) Comprovante de escolaridade;
d) Comprovante de Endereço;
e) Certidão de nascimento e nº do CPF dos filhos (se forem dependentes para fins de IRRF);
f) Certidão de Casamento, se for o caso;
g) CNH se for motorista;
h) Definição do Cargo/ Função e remuneração;
i) Definição da Jornada de Trabalho;
j) CTPS;
k) Número do PIS;
l) Exame Toxicológico se for motorista. (Deve ter data anterior a data de admissão);
m) Atestado Médico Admissional. (Deve ter data anterior a data de admissão);
n) A qualificação cadastral do funcionário junto ao site do eSocial. (Se ocorrerem divergências no CPF, PIS, nome do funcionário, data de nascimento, a admissão não poderá ser feita, até que as inconsistências sejam resolvidas).
 
OBS: O Registro cadastral não será aceito sem a informação dos exames.
 
Somente após a parte cadastral estar totalmente concluída e validada no eSocial, que efetivamente o funcionário poderá iniciar suas atividades na empresa, no dia seguinte.
 
Penalizações:
A penalidade para casos de descumprimentos na admissão é de R$ 3.000,00 por trabalhador. O valor dobra em casos de reincidência (CLT art. 41e 47).
Já para empresas ME e EPP o valor é R$ 800,00 por trabalhador. Em casos de atrasos ou envio do cadastro do funcionário sem o ASO, a Medicina do Trabalho estabelece multa que varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33
 
3. Demissão de Empregado: o comunicado do aviso prévio deve ser informado ao contador no mesmo dia, assim não deixe para nos informar o aviso prévio de empregado dias depois de ter feito o comunicado.
 
O processo de desligamento é outra rotina do RH impactada pelo eSocial, nos eventos S-2250, S-2299 e S-2399. Agora, o aviso-prévio trabalhado deverá ser informado em até 10 dias da comunicação e, as rescisões devem ser informadas em até 10 dias do desligamento. Assim, os prazos, tanto para rescisão quanto para o aviso prévio é de até 10 dias.
 
As rescisões “retroativas” ficam inviabilizadas com o prazo de envio exigido e recomenda-se bastante atenção a esse detalhe a partir de agora.
 
Penalizações:
A penalidade por atraso no pagamento será de R$ 170,26 por trabalhador prejudicado e mais uma multa referente a um salário corrigido (CLT art. 477 § 8).
 
4. Afastamentos: Com o eSocial, a rotina de afastamentos também muda. O evento S-2230, prevê que afastamentos por acidente de trabalho com qualquer tempo de afastamento e doenças não relacionadas ao trabalho com mais de dois dias, deverão ser informados. Aqui, enquadram-se afastamentos por doença, acidente de trabalho, maternidade, serviço militar, entre outros.
 
Os prazos de envio para cada afastamento também mudam, como:
 
a) Acidente ou Doença até 15 dias de afastamento: envio até o dia 7 do mês subsequente;
b) Acidente ou Doença superior a 15 dias de afastamentos: até o 16ª dia da sua ocorrência;
c) Demais afastamentos: até o dia 7 do mês subsequente.
 
5. Férias: As férias, para o eSocial, são consideradas afastamentos, por isso, estão contempladas no eventos-2230. O prazo de envio deverá ser até o 7º dia do mês seguinte, informando, obviamente, o período de gozo.
 
Já o recibo de férias deve ser pago dois dias antes do empregado sair.
 
É importante ressaltar que é vedado o início das férias dois dias antes de feriado ou repouso semanal remunerado e seu pagamento deverá ocorrer dois dias úteis antes do início das férias. (Art. 134 § 3º, CLT)
 
Penalizações:
Assim como as demais rotinas, férias não informadas podem gerar penalidades de R$ 170,26 por empregado.
 
6. Salário Família: Será fiscalizado pagamento deste benefício através da renovação no mês de maio e novembro com a apresentação da Declaração de Frequência Escolar e Atestado de Vacinação dos filhos menores de 7 anos.
 
7. Jornada de Trabalho: O eSocial vai confrontar a jornada de trabalho do empregado com a folha de pagamento e o livro de ponto, por isso as alterações na jornada de trabalho empregado deve ser comunicado imediatamente ao contador.
 
Dados do Empregado: As alterações como remuneração, função, local de trabalho e outros que alteram a base de dados do eSocial deve ser informado tempestivamente.
 
8. Saúde e Medicina do Trabalho: Duas obrigações que sua empresa deverá dar atenção a partir de agora, independente da quantidade de empregados e do porte é o PPRA e PCMSO apresentado logo a seguir:
 
* PPRA – Programa de Prevenção de Risco Ambiental
 
Quando emitir:  Anualmente
Prazo de Arquivamento:  20 Anos
Quem pode emitir:  Médico ou Engenheiro do Trabalho
Penalidade:  Multa de R$ 2.300,00 a R$ 6.700,00
 
* PCMSO – Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional
 
Quando emitir:  Admissão, Demissão, Mudança de Função e Periodicamente
Prazo de Arquivamento:  20 Anos
Quem pode emitir:  Médico do Trabalho
Penalidade:  Multa de R$ 2.300,00 a R$ 6.700,00
 
É nítido que a melhor opção é se preparar para o eSocial. Então fique atento e cumpra com o que determina a legislação, pois o eSocial vai fiscalizar.

 



Fonte: Manual do eSocial

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